Ferdinand Bilstein TR Otomotiv Türkiye ve Azerbaycan Genel Müdürü Serdar Aslan, aile şirketlerinde kurumsallaşmanın önemine değindiği bir makale hazırladı.

Kurumsallaşma;  yönetimi kişisel keyfiyetten çıkarıp sistem ve kurala bağlamak demektir. Kurumsallaşan şirketlerde kurallar ve sistem (kısaca kurum) kişilerden daha önemli ve daha ön plandadır. Aksi halde siz şirketin tüm kaderini bir kişinin aklına, deneyimine ve davranışına teslim etmiş olursunuz ki bu sağlıklı büyüme için tercih edilen bir durum değildir.

Şirketin tüm kaderinin patronun kişiliğine bağlı olması şirketin büyüme serüveninin başında sorun yaratmadığı gibi pek çok karar erk sahibi tarafından hızlı alındığı için avantaj dahi olabilmektedir. Ama gelişimini yeni nesillere aktarmak isteyen aile şirketleri için; şirket belli bir büyüklüğe ulaştığında kurumsallaşma kaçınılmaz bir ihtiyaç olarak karşınıza çıkar. Bunu uygulayıp uygulamamak elbette hissedarların elindedir.

Peki, hissedarlar bunu uygulamakta neden kararlı davranmazlar?

    Öncelikle korkarlar! Genellikle bunu dile getirmeseler bile korkarlar çünkü belirli bir sermaye ile belirli bir çalışma prensibiyle akıllarını kullanarak ve risk alarak ulaştıkları başarının kurumsallaştığında kaybolacağından korkarlar. Oysa bu yersiz bir korkudur, kurumsallaşınca işleri daha profesyonel bir biçimde ele alıp belirli bir plan ve bütçe ile tasarlayıp uygulamaya koyunca çok daha büyük başarılara ulaşılması çok daha kolaydır.  Tarifi ve yetkilendirmesi doğru yapılmış işler planlanabilir, planlanan işler kontrol edilebilir, kontrol edilen işler yönetilebilir. Yönetilebilen işler başarıya ulaşır.
     
    İş delege etmede zorlanırlar. Kendi bildikleri doğrularla ve deneyimle belirli bir seviyeye geldikten sonra kendilerinin en iyiyi bildiğini düşünürler ve başkasına (kendisi kadar güzel yapamayacağını düşünerek) iş delege etmek istemezler.
     
    Kurumsallaşmayı bürokrasi ve yavaşlık olarak görürler; Oysa yavaşlık ve bürokrasi ya kuralın uygun yazılmamış olmasından (bu kural görev ve yetki tanımı da olabilir)  ya da uygulayıcı amirin inisiyatif kullanmamasından kaynaklanır. Doğru tanımlama ve doğru yetkilendirme olması durumunda yavaşlık söz konusu olmaz.
     
    Organizasyona inanmazlar; Organizasyonun bir şekilden başka bir şey olmadığını düşünürler. Görev tarifleri ve ilgili yetkilendirmelere yazıda yer verirler ama uygulamaya koymazlar veya sık sık ihlal ederler. Aynı adama şayet becerikli ise birden fazla ve değişik iş verebilirler, bu da kişinin kendi görev tarifi ve yetki sınırları içinde hareket etmesini engeller performansına olumsuz etki eder.
        Size itaat edip korkan organizasyonlar değil (ki o zaman pek çok yanlış giden işten haberiniz dahi olmaz); Size saygı duyup sizinle beraber başaracak ve ekip ruhuyla hareket edecek organizasyonlar oluşturmalısınız.
         
    Egolarına yenik düşerler; Diploma sahibi, yabancı dil bilen, sosyal şartlar ve haftalık çalışma şartlarında belirli bir beklentisi olan “Profesyonel” çalıştırmakta maddi manevi zorlanırlar. Egoları “ben” duygusu daha baskın olur, gücü paylaşmak istemezler.
     
    Yakınlarına ve akrabalarına şirkette iş verirler;  İşverenin ailesinden insanlar elbette şirkette çalışabilir ama ancak ve ancak İşveren olarak en üst kademede olabilir (Yönetim kurulunda herhangi bir görev). Aksi halde orta ve alt kademelerde tanıdık ve/veya akraba çalıştırmak, çalışanlar arasında adaletli yönetim duygusuna zarar verir. Dedikodular artar. Şirkete bağlılık azalır.
     
    Ahlakdışı bir vaka olmadığı sürece (çalma, taciz, saygısızlık) işten adam atmazlar; Oysa performansı kötü olan, kötüleşen ve/veya ilerleme sağlamayan her hangi bir çalışan gerekli uyarılar yapıldıktan sonra (kazanmaya yönelik) pekâlâ işten çıkarılabilmeli ki geride kalanların performansı ve değeri artsın. Geride kalan zayıfı ayıklamazsanız önde gideni yavaşlatmış olursunuz.
     
    Çalışma verimliliğini işyerinde fiziki olarak bulunma ile ölçerler. Bu çerçevede çalışanına fazla dinlenme zamanı tanımak istemezler. Oysa Verimli çalışılan 45 saat, verimsiz çalışılan 60 saatten yeğdir. Pili doldurmazsanız (tatil ve serbest zaman ile) pili çalıştıramazsınız.
     
    Eğitim ve iş geliştirme tarafına yeterli önemi vermezler: Eğitimlere yeterli parayı harcamazlar harcasalar da bunu mesai saati dışında bir saatte uygulanmasını isterler (Örn. Cumartesi öğleden sonra gibi)  Böyle olunca eğitime verilen önem daha başlamadan çalışanın gözünde sıfırlanır. Çalışan bir an önce bitse de eve gitsek mantığıyla eğitime katılır. Burada da yeterli çıktıyı almanız mümkün olmaz.
     
    İnsan kaynağına yatırım yapmayı tercih etmezler. Her an bırakıp gidebilir mantığıyla çalışanlarına maddi ve manevi imkânlar sunmaktan imtina ederler. Böyle olunca nitelikli çalışanlar için işyeri bir tercih yeri olmaktan çıkar. Kaliteli iş kaliteli insanla yapılır kaliteli insan kaliteli yaşamak ister. Kaliteli yaşam sunamazsanız eğitimin bir Kıymeti Harbiye’si kalmaz.
     
    Data toplama, raporlama ve istatistiğe önem vermezler: Sağlıklı karar vermek için elzem olan veri toplama, raporlama ve inceleme için istatistik kavramına yeterli önemi vermezler. Gereksiz teferruat olarak görürler. Oysa istatistik gizli güçtür. Doğru kullanılırsa ilerleme için faydalıdır.
     
    Çalışılan fiziki ortama para harcamayı gereksiz görür:  Ofis ortamı, Depo alanı, Tuvaletler, Ofis gereçleri Yemekhane ve benzeri fiziki işyeri mekânlarını temiz, yeni,  fonksiyonel ve çalışılabilir olmasını önemsemez. Oysa bunlar çalışanı mutlu eden son derece önemli unsurlardır.
     
    Masraf ile maliyeti birbirine karıştırırlar: Maliyet şirketi pazarda konumlandırdığınız yerin gerekliliği olan algınızı etkileyecek harcama kalemleridir. Masraf ise kısılmasında sakınca olmayan harcamalardır. Örneğin belirli bir büyüklükte cironuz varsa ofis olarakda müşterilerinizin / tedarikçilerinin sizi ziyaret ettiği bir iş yapıyorsanız bu işi şık bir ofiste yapmanız ile daireden bozma bir yerde veya bir iş hanının bodrum katında yapmanız arasında fark vardır. Elbette iş hanı veya daire daha hesaplı gelir ama burada maliyetten kısmış olursunuz o da dolaylı olarak önce işinizin algısını sonra işinizi etkiler. Masraf ise mütevazı bir araç almanızda sakınca olmayan bir iş için (algınızı değiştirmeyecek) çok daha lüks bir araç kiralamak masrafa girer. Kısmakta algınızı bozmayacak harcama kalemlerine masraf denir. Maliyetten ayırmak gerekir.
     
    Ortak akıl mantığıyla hareket etmezler. Patron ve üst yönetici olarak ortak akıl mantığıyla hareket etmelisiniz, yani sizin fikrinizden daha iyi fikir duyduğunuzda ona saygı duyup onu uygulamaktan kaçınmayın. Kimin söylediğine bakmadan hangi fikir diğerini ikna edebilirse onu uygulayın. Ben patronum benim dediğim illa olur diye diretmemek gerekir.
     
    Benden daha mı iyi bilecek diye düşünüp dışardan danışman ile çalışmayı sevmezler: Oysa Bir üçüncü göze danışmadan büyümüş şirket pek yoktur. Dolayısıyla siz de dışardan danışman tutmaya ve onun hazırlayacağı objektif raporlara uymaya çalışın.

Tüm aile şirketleri böyle davranır demek elbette doğru ve sağlıklı bir çıkarım olmaz, ama genel olarak aile şirketlerinin yaşadıkları sorunlar yukarıda sıralamaya çalıştığım noktalardan oluşmaktadır.

Son sözü şöyle bitirmek isterim:

Kurumsal olmayan şirketler için para ve patron her şeyden önemli ve değerlidir.

Kurumsal şirketlerde ise İnsan ve Kurallar her şeyden önemli ve değerlidir.

En içten sevgi ve saygılarımla

Serdar ASLAN
Ferdinand Bilstein TR Otomotiv Türkiye ve Azerbaycan Genel Müdürü